Por que precisamos saber administrar o nosso tempo? Segundo Christian Barbosa, diretor executivo da Triad PS, o tempo serve para duas coisas:
ter equilíbrio e resultados. Ter essas duas características fluindo de maneira conjunta, sem deixar que uma se sobreponha à outra, faz toda a diferença. Acompanhe abaixo 11 dicas que vão te ajudar a otimizar as tarefas do dia a dia e ser mais produtivo:
1) Ignore aquelas vozes que ficam ‘mandando’ você executar várias tarefas ao mesmo tempo. Siga o planejamento do dia e não se desvie dele. É melhor concluir três tarefas em um dia do que tentar concluir cinco e terminar sem ter finalizado nenhuma delas.
2) Centralize as tarefas em apenas uma ferramenta. Dispersar os afazeres do dia entre vários meios (agenda física, agenda eletrônica, quadro de avisos, post-its) só vai confundi-lo ainda mais, fazendo com que tudo se atrase e o dia não renda.
3) Importante é diferente de urgente: importante é aquela tarefa que traz consigo um resultado e que dá prazer na execução. Urgente é a tarefa que causa estresse e que não possui tempo hábil para ser executada, porque já está atrasada. Faça uma lista de importante vs. urgente e analise-a para ver onde você errou, a fim de que não repita os erros.
4) Priorize as tarefas: dê uma sequência numérica para os serviços que você precisa executar naquele dia e faça um deles por vez. Quais devem ficar no topo? Aqueles que vão ajudar a atender às suas necessidades e às necessidades da empresa, naquele momento. Reflita, analise e foque.
5) Ninguém é multitarefa: por mais que você tente e até acredite que consegue fazer mais de uma tarefa por vez, a verdade é que, ao executar vários trabalhos ao mesmo tempo, você perde de 20 a 30% do seu rendimento, e isso no final do dia é um grande desperdício. Comece uma tarefa e vá com ela até o fim. Só pare se aparecer algo que realmente seja mais importante. Nesse caso, conclua esse ‘algo’ e retome a tarefa anterior, uma por vez.
6) Sincronize sua vida digital: se você usa muitos recursos digitais (agendas, e-mails, anotações no celular), ache uma ferramenta que faça a sincronia das suas tarefas e reuniões para que tudo esteja alinhado. Dessa forma, se você alterar uma tarefa no computador, quando abri-la no celular ela já vai estar atualizada. Você possui uma vida, por isso o planejamento deve ser um só.
7) Não seja refém dos e-mails: se você não usa bem o e-mail, você desperdiça tempo. Você não trabalha por e-mail, você trabalha por tarefa e, por isso, não deve deixar o e-mail aberto o tempo todo. Estipule horários para verificar os e-mails e transforme-os em tarefas. Isso faz a diferença no seu dia.
8) Aprenda a usar o e-mail: organize seus e-mails por pastas. Apague o e-mail desnecessário ou transforme-o em uma ação. Seja uma tarefa ou compromisso.
9) Use as redes sociais com moderação: cancele o recebimento de notificações por e-mail das redes sociais, para evitar a ânsia de verificá-las a todo o momento. Separe horários para ler as atualizações, e não vá muito a fundo à procura de notícias que nada vão acrescentar ao seu dia ou ao seu trabalho. Cuidado com a internet, ela rouba muito tempo se não soubermos usá-la.
10) Faça anotações com critério: se você faz anotações em um caderno, não se esqueça de colocar datas para não se perder e utilize apenas uma folha por dia. Se você usa agenda, divida cada dia ao meio (duas colunas). De um lado coloque as reuniões e de outro as tarefas que precisam ser executadas, com o tempo que gastará para fazê-las. Dessa forma você terá uma ampla visão do que realmente pode ser executado, sem falsas expectativas.
11) Menos reuniões e mais trabalho. Questione: eu realmente preciso participar dessa reunião? Toda vez que a resposta for não, você já vai conseguir economizar um bom tempo para executar outras tarefas. Se você já vai pra uma reunião com sua fala programada, por que não enviar tudo por e-mail? Às vezes é possível substituir uma longa reunião por um cafezinho ou uma conversa de corredor. Também é mais uma forma de aproveitar melhor o tempo.
Enfim, são muitas as alternativas. Busque aquelas que mais se encaixam às suas necessidades e não perca tempo, nem para trabalhar nem para viver.
*Matéria baseada nos vídeos “11 DICAS PARA GERENCIAR MELHOR O SEU TEMPO” do MBA 60 segundos, ministrados por Christian Barbosa, diretor executivo da Triad PS. Para ter acesso aos conteúdos na íntegra, visite: www.goo.gl/QjzzJU