Documentos necessários ao admitir um empregado
a) Ao admitir um empregado, o empregador deverá solicitar que ele entregue os seguintes documentos:
– Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas, contra recibo;
– Certificado Militar: prova de quitação com o serviço militar (para os maiores de 18 anos);
– Certidão de Casamento e de Nascimento: objetivam a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
– Declaração de dependentes: para fins de Imposto de Renda na fonte;
– Atestado Médico Admissional : é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, o qual ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado (Art.168 da CLT);
– Declaração rejeitando ou requerendo o vale transporte;
– Outros documentos/informações: Cédula de Identidade, CPF, cartão PIS (Programa de Integração Social), comproÂvante de endereço e de escolaridade e fotografias para prontuário.
b) Após recebida a documentação, o empregador deverá:
– anotar na CTPS a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;
– preencher a ficha de salário-família;
– incluir a admissão no CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – http://www.mte.gov.br
Até o dia 15 de cada mês, a empresa deverá postar no correio o impresso, lá mesmo adquirido, através do qual presta informação sobre o movimento de pessoal ocorrido do mês anterior.
– Efetuar o cadastro no PIS, caso e empregado não possua a sua matrícula;
– Devolver ao empregado sua CTPS em 48 horas.
O registro do empregado deverá ser providenciado imediatamente após a sua admissão, devendo ser adquirido o livro ou as fichas de registro que, antes de serem utilizados, deverão ser autenticadas pela DRT – Delegacia Regional do Trabalho. O prazo para a autenticação é de 30 dias após a admissão do primeiro empregado. Não ocorrendo o cumprimento da obrigação, o empregador ficará sujeito a multa.
Havendo mais de um estabelecimento, a empresa poderá centralizar o trabalho de registro, devendo deixar em cada estabelecimento o livro ou as fichas de registro à disposição da fiscalização.
Sebrae