Contar com o apoio dos colaboradores da empresa é fundamental para a expansão do negócio.
É muito comum, nas micro e pequenas empresas, vermos empreendedores acumulando tarefas, trazendo para si todas as responsabilidades que um negócio exige. Isso acontece devido a uma série de fatores, principalmente por causa da limitação de recursos. Contudo, à medida que o empreendimento cresce, surge a importância de delegar tarefas para os colaboradores da empresa, a fim de que o empreendedor tenha mais tempo para se dedicar a outras especificidades do negócio.
Se o empresário olhar para trás, certamente compreenderá os motivos de ter acumulado as tarefas do dia a dia. No início da empresa, essa atitude autônoma e protagonista ajudou bastante no período de sobrevivência do empreendimento. No entanto, uma vez que esse período já passou, e o negócio ruma a patamares mais elevados, nada melhor (e fundamental) do que delegar tarefas.
Ao delegar, o empresário transmite algumas atividades da empresa aos seus colaboradores, que passam a ter poder, autonomia e responsabilidade para exercê-las. E o bom de tudo isso é que o empreendedor passa a concentrar todos os seus esforços nas partes mais importantes e estratégicas do negócio.
Confira algumas etapas para o processo de delegação de atividades de uma empresa.
LEVANTAR AS TAREFAS QUE SÃO DESEMPENHADAS PELO GESTOR
Esse primeiro momento é fundamental para começar bem os procedimentos. O empreendedor deve fazer um levantamento de todas as suas atividades – desde as mais fáceis e rotineiras até as eventuais e complexas – e registrá-las.
Pode ser que você não se lembre de imediato de todas as tarefas que executa no dia a dia; por isso, realize esse processo ao longo de uma semana, por exemplo, para que se lembre de atividades que, num primeiro momento, foram “esquecidas”.
CLASSIFICAR AS ATIVIDADES
Feito o primeiro procedimento, trate de classificar as tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência. Você pode tipificá-las em quatro categorias:
• importante e urgente: tarefas que abrangem a parte estratégica do negócio e que não podem esperar para serem realizadas;
• importante e não urgente: tarefas que abrangem a parte estratégica da empresa, mas que não exigem providência imediata do empreendedor;
• não importantes e urgentes: são atividades mais rotineiras de um empreendimento, mais simples, mas que necessitam de ações imediatas;
• não urgente e não importante: essas tarefas necessitam ser eliminadas do dia a dia de uma empresa. Conhecidas também como “ladras do tempo”, essas atividades não geram valor para o cliente e nem para a empresa (ex.: telefonemas longos e sem importância, excesso de conversas paralelas etc.).
ESCOLHER OS COLABORADORES
Agora chega o momento de escolher os colaboradores certos para as tarefas. Para isso, avalie as habilidades de cada um, o grau de comprometimento e a satisfação dos funcionários em receber as novas funções. Lembre-se sempre de fazer uma distribuição uniforme de atividades para os colaboradores, para que alguns não fiquem sobrecarregados – enquanto outros ociosos.
PREPARAR OS COLABORADORES
A preparação para que o trabalho delegado continue bem feito pelo colaborador é fundamental para atingir bons resultados. Por isso, converse bastante com o funcionário, explique cuidadosamente as especificidades das tarefas e seja claro quanto ao resultado que espera. Um ponto importante é não limitar as ações do colaborador. Deixe-o à vontade para propor formas de trabalho mais rápidas e eficientes que as habituais, desde que os resultados esperados sejam alcançados.
ACOMPANHAR O TRABALHO
Não é porque você delegou as atividades de sua empresa, que pode virar as costas e simplesmente não acompanhar mais; muito pelo contrário. Principalmente no início, dê todo o suporte necessário para que o colaborador se sinta seguro e confiante. Com o tempo, você pode se afastar um pouco mais e se preocupar com outros pontos do negócio. Certamente, sua empresa terá mais chances de crescer com a delegação de tarefas, e você encontrará novas e importantes ações para se dedicar.
Fonte: https://bit.ly/2HdU9mG