Jan/Fev - 2020 - nº 214

Por quanto tempo devo guardar documentos da minha lavanderia?

Dúvida é muito comum entre proprietários de lavanderias.

Em meio a tantos processos que a gestão de uma lavanderia exige, um em particular chama a atenção, principalmente por parecer não ser tão importante: a guarda dos diversos documentos do negócio. E nessa época do ano, vários empresários costumam realizar a organização desses registros, às vezes até dispensando papéis que precisariam ser guardados por mais tempo.

Essa prática deve ser feita com muita atenção e cuidado. Se a lavanderia, por algum motivo, perder ou não armazenar documentos no período estabelecido, corre o risco de recolher novamente algum tributo ou até receber uma multa – em situações em que não é possível apresentar comprovantes à fiscalização.

Outra situação bastante desagradável que pode acontecer, devido a perda ou não armazenamento de documentos, é sua defesa ser enfraquecida em processos judiciais fiscais ou trabalhistas. O motivo é simples: sem os registros, fica difícil comprovar determinadas alegações e, consequentemente, lograr êxito.

Segundo a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP), o tempo médio para a guarda de documentos é de cinco anos. Contudo, em outras situações, é preciso guardar os registros por 10 ou 30 anos, e até por períodos indeterminados – no caso de contrato de trabalho e livro de empregados, por razão da concessão de benefícios previdenciários. Porém, a guarda desse tipo de documento não será mais necessária para as empresas que são obrigadas a enviar informações ao eSocial.

USO DA TECNOLOGIA

Felizmente, a tecnologia chegou para nos ajudar. A guarda desses documentos pode ser feita em arquivos digitais, como em HDs externos, pendrives e até em plataformas de armazenamento na nuvem, uma vez que possuem o mesmo valor probatório do original para fins de prova em fiscalizações.

Mas atenção: antes de destruir os documentos físicos, é fundamental que o empresário mantenha uma cópia de segurança dos arquivos digitais e consulte o entendimento dos fiscos estadual e municipal, para que nenhuma mudança de última hora possa prejudicá-lo. Confira, abaixo, por quanto tempo você precisa guardar cada tipo de documento.

TRIBUTÁRIOS

Documentos com prazo de 5 anos:

  • Imposto de Renda (IR);
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
  • Simples Nacional;
  • Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
  • Livros fiscais e contábeis;
  • Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
  • Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf;
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes delançamentos.

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

Documentos com prazo de 30 anos:

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).

Documentos com prazo de 10 anos:

  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

Documentos com prazo de 5 anos:

  • Contribuição previdenciária (GPS);
  • Contribuição sindical (GRCSU);
  • Recibo de pagamento de salário, férias, 13° salário e controle de ponto;
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais).

Documentos com prazo de 2 anos:

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

Documentos com prazo indeterminado:

  • Contrato de trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de empregado.

Fonte: https://bit.ly/3bGPaZN


 

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