Jul/Ago - 2017 - nº 199

Sua lavanderia funciona bem quando você não está?

A definição padronizada de processos e o planejamento adequado garantem longa vida ao negócio, independentemente das mudanças que ocorrem na equipe.

O título deste texto pode parecer estranho à primeira vista, mas já vamos explicar. Em qualquer tipo de negócio, é fundamental planejar e executar os processos com sintonia e organização, de modo a criar um padrão que consiga ser seguido independentemente da reestruturação da equipe ou de presença e ausência dos gestores.

Claro que as pessoas ainda são os patrimônios fundamentais para o sucesso de qualquer negócio, mas a execução do trabalho em sincronia, ou seja, com uma equipe integrada, garante a autossustentação e funcionamento da empresa, mesmo que toda a equipe seja reestruturada. Confira a seguir alguns passos para identificar e implementar a padronização dos processos em seu negócio.

Quando você não está, as coisas continuam fluindo?
Se a resposta à pergunta acima foi “não”, é preciso rever seus procedimentos. Comece a observar se a sua equipe e os processos de atendimento e execução dos serviços são dependentes de você e dos demais gestores, ou se os funcionários conseguem fazer com que o negócio funcione, mesmo quando você e sua equipe de gestão estão ausentes.

Observe também se há um padrão definido para os processos, ou se as coisas são executadas a cada dia de um jeito. Esse é o primeiro passo para compreender que mudanças serão necessárias e de que maneira elas poderão ser implementadas para conseguir uma empresa funcionando em integração e sintonia.

Você tem um planejamento estratégico formatado?
Elaborar um planejamento e apresentá-lo à equipe é uma excelente forma de deixar todos cientes sobre os valores e objetivos da organização. É muito mais difícil e penoso trabalhar sem saber ao certo os motivos pelos quais você está trabalhando. Quando se cria metas e se desenha motivações, as coisas fluem com mais dinamismo e facilidade. O planejamento, é claro, pode ser modificado à medida que mudanças se fazem necessárias. O importante é fazer com que todos tenham acesso a ele e às mudanças que porventura vierem a acontecer.

Todos sabem como os processos internos funcionam?
Manter a equipe informada sobre os processos da empresa, todos eles, é uma excelente maneira de fazer com que os funcionários compreendam sua importância para o funcionamento do negócio. Mostrar o processo geral e até mesmo aceitar as sugestões dos funcionários para melhoria dos procedimentos é uma forma interessante de manter a equipe alinhada, além de fazer com que se sintam integrados e motivados a executar, cada um, o seu melhor.

Como anda sua infraestrutura?
Criar uma infraestrutura que facilite o trabalho da sua equipe e que, principalmente, seja acessível a qualquer pessoa que precise utilizá-la é também uma etapa importante para garantir que seu negócio funcione adequadamente em qualquer circunstância.

Por isso, treinamentos periódicos são fundamentais. Jamais faça alterações no processo de trabalho sem deixar a equipe ciente e totalmente habilitada para a nova formatação.

Essa prática interfere, inclusive, no atendimento ao consumidor. Uma equipe engajada, bem informada e sintonizada pode oferecer um serviço completo, sem falhas na comunicação.

Já pensou em criar um manual?
Parece estranho? Pode ser. Mas pense como pode ser prático deixar, documentado, o passo a passo para fazer uma determinada tarefa em sua lavanderia. E, mais que isso, apresentar esse manual juntamente com as “regras da casa” para cada funcionário, assim que ele for contratado. Isso vai ajudá-lo a começar já sabendo como agir, sem se sentir totalmente deslocado dos demais integrantes.

Outra boa prática está na criação de roteiros para o atendimento ao cliente, definição de ações para contato via telefone ou redes sociais (padronização da comunicação), instruções para os serviços de busca e entrega das roupas (padronização da logística), entre outras recomendações. Placas com recomendações para correta utilização de máquinas, além de lembretes para uso de EPIs, são boas estratégias para padronização de serviços.

Sabemos que ninguém quer ser atendido por alguém que mais parece um robô programado, não é mesmo? Ser espontâneo e se adaptar à necessidade do público é fundamental. Por isso, esses “manuais” servirão como bússolas, para que a equipe saiba quais são os pontos fundamentais de cada um dos processos citados e trabalhe em conformidade, na mesma frequência.

Tomando os cuidados necessários e fazendo mudanças graduais para padronizar os processos e criar um sistema em que a equipe consiga trabalhar sozinha, sem a necessidade da sua presença, é manter a sua empresa em pleno funcionamento e saudável. Experimente!

Texto inspirado no artigo: A sua empresa precisa funcionar sem você, da Endeavor. Acesse em: http://bit.ly/EmpresaDeveFuncionarSemVc



edições anteriores »